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Melhor software de videoconferência para empresas em 2020: equipes da Microsoft e mais alternativas de zoom

Qual plataforma de videoconferência é ideal para os seus negócios? Reunimos detalhes sobre 10 serviços líderes, todos capazes de fornecer vídeo de alta qualidade com ferramentas de colaboração.

É um fato científico que a comunicação é mais eficaz quando você pode ver a pessoa com quem está falando. Ver as expressões faciais da outra pessoa, por exemplo, facilita a identificação de uma solicitação séria de uma observação ou piada.

Mas você não precisa enfrentar aeroportos e espaços públicos para uma reunião presencial eficaz quando o software de videoconferência e os serviços de colaboração estiverem amplamente disponíveis. Com uma webcam de mesa ou um dispositivo móvel, você pode se encontrar individualmente ou com um grupo, independentemente da dispersão dos membros da sua equipe. Reunimos as principais plataformas de software de conferência, todas capazes de fornecer vídeo de alta qualidade e ferramentas de colaboração completas. Embora muitas dessas plataformas de videoconferência também ofereçam recursos de transmissão ao vivo e webinar, nosso foco aqui é principalmente em reuniões virtuais.

Após um IPO bem-sucedido em 2019, o Zoom solidificou seu status como um dos líderes no setor de videoconferência, embora as recentes preocupações com segurança e privacidade mancham um pouco essa reputação. Seu software de conferência permite sessões de bate-papo individuais simples que podem se transformar em chamadas de grupo, sessões de treinamento e webinars para públicos interno e externo e videoconferências globais com até 1.000 participantes e até 49 vídeos em HD na tela simultaneamente.

As sessões de zoom podem iniciar em um navegador da Web ou em aplicativos clientes dedicados para todas as plataformas de desktop e dispositivos móveis, com criptografia de ponta a ponta, segurança do usuário baseada em funções (incluindo conformidade com HIPAA) e ferramentas de colaboração e compartilhamento de tela fáceis de usar . Os convites para reuniões se integram perfeitamente aos sistemas populares de calendário e as reuniões podem ser gravadas como arquivos locais ou baseados em nuvem, com transcrições pesquisáveis.

O nível gratuito permite reuniões 1: 1 ilimitadas, mas limita as sessões de grupo a 40 minutos e 100 participantes. Os planos pagos começam em US $ 15 por mês por host e podem ser ampliados para planos empresariais e empresariais completos.

Reuniões BlueJeans

Classificando-se como “a plataforma de reuniões para o local de trabalho moderno”, o BlueJeans Meetings é uma solução de videoconferência focada em conexões instantâneas, usando um aplicativo móvel ou de desktop ou diretamente de um navegador (sem necessidade de download). A tecnologia da reunião, desenvolvida com Dolby Voice, inclui cancelamento de ruído de fundo e integra-se a sistemas de salas de conferências baseadas em hardware, além de aplicativos corporativos como Microsoft Teams, Slack e Facebook Workplace. Uma variedade completa de ferramentas de compartilhamento de quadro e tela adiciona recursos de colaboração a qualquer reunião. (Para transmissões ao vivo e apresentações em larga escala na Web, você precisará de um produto separado chamado BlueJeans Events.)

Após uma avaliação gratuita inicial do software da conferência, o BlueJeans Meetings exige um dos três planos, que podem ser cobrados mensalmente ou anualmente. O plano Me, projetado para indivíduos e pequenas empresas, custa 16,65 dólares por anfitrião de reunião por mês ou 149,90 dólares por ano; suporta até 50 participantes e não inclui recursos avançados, como gravação na nuvem ou integração com aplicativos de mensagens. O plano My Team, de US $ 19,99 por host por mês ou US $ 199,90 por ano, suporta até 75 participantes e inclui 10 horas de gravações na nuvem por host. Um plano Minha empresa, com gravações em nuvem ilimitadas e uma variedade de ferramentas focadas na empresa, suporta até 150 participantes e requer uma cotação personalizada.

Ah, e sobre o nome estranho da empresa? Isso vem do desejo dos fundadores de tornar o software de videoconferência “tão confortável e casual quanto o seu par de jeans”.

Equipes da Microsoft

O Microsoft Teams, sucessor do Skype for Business, não é tanto um produto, mas um recurso do Office 365, que mostra muito sobre seu design e para quem eles são mais adequados. Qualquer pessoa pode se inscrever para a versão gratuita do Microsoft Teams usando um endereço de email pessoal; essa camada suporta até 300 membros, com acesso de convidado, chamadas de vídeo e áudio individuais e em grupo, arquivos compartilhados (2 GB por usuário e 10 GB por equipe), compartilhamento de tela e coloração de documentos usando aplicativos online do Office.

Onde o Teams começa a cumprir sua promessa completa como solução de videoconferência é em uma organização executada em uma versão comercial ou corporativa do Office 365, em que o Teams é apenas outro recurso (e o sucessor do Lync e do Skype for Business). Nesse ambiente, os administradores têm acesso a uma gama completa de ferramentas de gerenciamento, segurança e conformidade. Os membros da equipe podem compartilhar arquivos (até 1 TB por usuário), agendar reuniões diretamente do Outlook, gravar reuniões e colaborar em documentos usando os programas da área de trabalho do Office e o SharePoint Online. Esses planos pagos também oferecem suporte a sessões de treinamento on-line e seminários on-line.

Para organizações que não estão profundamente inseridas no modo de trabalho do Microsoft Office, o conjunto de recursos do Teams pode ser desconcertante. Mas para quem já mora no SharePoint e no Outlook, o software de conferência da Microsoft deve ser bem ajustado.

GoToMeeting

O LogMeIn sofreu uma ruptura de aquisição nos últimos anos, com o GoToMeeting e uma coleção de ferramentas de colaboração relacionadas adquiridas da Citrix em 2016. Uma grande atualização do software de videoconferência lançada no final de 2019 inclui uma longa lista de novos recursos e o que o LogMeIn chama “um produto completamente reimaginado” que funciona em um navegador da Web (sem necessidade de download) ou por meio de aplicativos para computador e dispositivos móveis. Após uma avaliação gratuita de 14 dias, você precisará escolher um plano pago; as opções incluem Profissional (US $ 12 por organizador por mês, até 150 participantes) e Negócios (US $ 16 por organizador por mês, para até 250 participantes). Um plano da empresa suporta até 3.000 participantes.

A experiência do usuário reformulada na solução de conferência GoToMeeting do LogMeIn é consistente entre plataformas e integra-se a soluções de calendário e plataformas do Office 365, G Suite, Salesforce, Zoho e Slack. Para cada chamada, você pode fazer anotações em tempo real, que são incorporadas e salvas na transcrição da reunião. Além da opção normal de salvar em vídeo, você também pode capturar slides da apresentação de uma reunião e compartilhá-los em PDF para download posterior.

Reunião Zoho

Desde sua fundação, há quase um quarto de século, o Zoho cresceu para 50 milhões de usuários em todo o mundo. Seu principal produto é o Zoho One, um conjunto de serviços e aplicativos móveis baseados na Web, projetados para unir vendas, marketing, contabilidade, RH e operações. O Zoho Meetings oferece ferramentas para seminários on-line, treinamento e reuniões on-line, com planos a partir de US $ 10 por host por mês (ou US $ 8 por mês, se você pagar por um ano inteiro). O preço desta solução de videoconferência inclui suporte para até 100 participantes e armazenamento para 10 reuniões gravadas.

Em PCs e Macs, o Zoho Meetings é uma solução de conferência totalmente baseada em navegador, sem necessidade de downloads. Para o áudio, os participantes podem discar pelo telefone (números gratuitos são uma opção de custo extra) e o bate-papo em sessão também está disponível. As reuniões podem ser gravadas a partir de qualquer terminal, incluindo dispositivos móveis. Zoho diz que o serviço é compatível com GDPR e certificado para as estruturas de proteção de privacidade; ferramentas de privacidade mais granulares incluem a capacidade dos moderadores de bloquear reuniões e silenciar ou ejetar participantes. Embora o serviço de videoconferência se integre ao Google Calendar, sua principal força é para organizações que já investem nas ferramentas de CRM e projetos do Zoho.

Cisco WebEx

O Webex é realmente um dos barbas cinzas do segmento de software de videoconferência, fundado em 1995 e adquirido pela Cisco em 2007. O plano de conferência gratuita (até três usuários) é surpreendentemente completo, com vídeo em HD, compartilhamento de tela em computadores e dispositivos móveis dispositivos e opções limitadas de gravação; suporta até 50 participantes por reunião, com tempos de reunião limitados a 40 minutos e armazenamento on-line limitado a 1 GB.

Se as limitações do nível gratuito atrapalharem, três planos pagos estão disponíveis: Starter (US $ 13,50 por host por mês, 50 participantes), Plus (US $ 17,95 por mês, 100 participantes) e Business (US $ 26,95 por mês, com cinco) mínimo de licença, suportando até 200 participantes). Planos empresariais também estão disponíveis. Cada etapa inclui recursos adicionais de armazenamento e gerenciamento em nuvem; o logon único e o suporte ao Exchange e Active Directory exigem o plano de negócios. Um complemento interessante, Ligue para mim, permite que você inicie uma reunião recebendo uma ligação; você pagará US $ 4 por host por mês por esse recurso para chamadas domésticas, com a tarifa para chamadas internacionais chegando a US $ 35,75 por mês.

Junte-se a mim

Esse membro da família LogMeIn deve estar na lista de softwares de videoconferência para empresas com um orçamento apertado. As reuniões em áudio com compartilhamento de tela para até três participantes são gratuitas, com uma interface exclusiva que coloca o rosto de cada participante em uma bolha que salta pela tela. Os planos de conferência pagos começam com o Lite (US $ 10 por host por mês, cinco participantes da reunião, sem limite de tempo), sem fluxos de webcam, mas com suporte para compartilhamento de tela e janela. A atualização para o Pro (US $ 20 por mês) aumenta o número de participantes da reunião para 250 e adiciona 50 GB de armazenamento na nuvem, além de opções de gravação. Acesse o plano de negócios de US $ 30 por mês para 1 TB de armazenamento, suporte para logon único e integração do Salesforce.

Não está claro se o Join.me prosperará à sombra de seu irmão maior, o GoToMeeting, mas por enquanto, pelo menos, ele tem uma identidade própria.

Reunião do Google Hangouts

A sempre crescente linha de aplicativos de comunicação e colaboração do Google se dividiu em dois em 2017, com a versão clássica da videoconferência do Google Hangouts marcada para a aposentadoria. O Google Hangouts Meet é a versão comercial, permitindo videoconferências para assinantes do G Suite. Participantes externos também podem se conectar.

Naturalmente, o serviço foi projetado para funcionar no navegador Google Chrome (embora também haja suporte limitado ao Internet Explorer 11), com aplicativos móveis disponíveis no iOS e Android. O conjunto exato de recursos depende da sua versão do G Suite; o número de participantes, por exemplo, é limitado a 100 no G Suite Basic, 150 no Business e 250 no Enterprise. Para transmissão ao vivo (até 100.000 membros da audiência) e a capacidade de gravar reuniões e salvá-las no Google Drive, você precisará do G Suite Enterprise.

Se sua empresa estiver padronizada nas ferramentas de produtividade e e-mail do Google, esta opção de videoconferência deve estar na sua lista de produtos.

Intermedia AnyMeeting

O AnyMeeting existe há quase uma década, e a base de usuários do software de videoconferência aumentou para mais de 1 milhão quando a empresa foi adquirida em 2017 pela Intermedia. Hoje, o AnyMeeting está disponível como parte do Intermedia Unite, uma plataforma unificada de comunicação e colaboração que integra suas funções de videoconferência, bate-papo e compartilhamento de tela em um serviço baseado em nuvem que também inclui recursos de VOIP e um sistema de PBX de nível empresarial. Se isso for um exagero para as necessidades de videoconferência da sua empresa de pequeno porte, o AnyMeeting estará disponível separadamente nos planos Lite e Pro, que custam US $ 10 e US $ 13 por usuário por mês, respectivamente.

Os recursos do software de videoconferência são essencialmente os mesmos entre os dois planos, com a capacidade de criar URLs de reunião personalizados, agendar reuniões recorrentes e integrar-se às ferramentas de produtividade do Google, Microsoft, Slack e outras. A conformidade com HIPAA e a criptografia de ponta a ponta também são recursos padrão. A atualização para um plano Pro aumenta o número de participantes na Web de 10 para 30 (mas no máximo 12 em Full HD). O plano Pro também inclui a capacidade de gravar e transcrever reuniões e armazenamento em nuvem ilimitado de reuniões.

Slack

Se sua organização possui um espaço de trabalho pago que usa as ferramentas de colaboração do Slack, você já tem acesso a várias opções limitadas de videochamada que podem ser boas o suficiente para reuniões básicas e necessidades de colaboração em equipe. Lembre-se de que as videochamadas estão disponíveis apenas em plataformas de desktop (Mac, Windows e Linux); os aplicativos iOS e Android são limitados apenas a chamadas de voz.

Para uma variedade completa de recursos de compartilhamento de tela, incluindo opções para transmitir apresentações e desenhar em uma tela compartilhada, você precisará do aplicativo Slack. Com o Google Chrome (o único navegador compatível), você pode ver a tela de um companheiro de equipe, mas não pode iniciar um compartilhamento de tela. O site de suporte da empresa alerta os usuários de Mac para baixar o aplicativo Slack em seu site para obter acesso total aos recursos de compartilhamento de tela, que não estão disponíveis na versão da App Store.

O QUE PROCURAR AO AVALIAR SOLUÇÕES DE VIDEOCONFERÊNCIA

O que você deve procurar ao testar o software de comunicação por vídeo? Se a sua empresa reduzir as viagens de negócios em um momento de incerteza, é muito mais provável que você amplie o uso dessas ferramentas, e o que antes poderia ter sido suficiente já não faz o trabalho.

Reduzimos a lista de candidatos neste guia usando os mesmos critérios que recomendamos que você leve em consideração quando estiver no mercado para um desses serviços. Pense na nossa lista como um ponto de partida para ajudá-lo a organizar sua pesquisa: um ou mais dos produtos que não foram cortados podem muito bem estar na lista restrita de necessidades da sua empresa.

Nosso critério mais importante era reputação. Todos os produtos desta lista têm um sólido histórico em termos de desempenho e confiabilidade. Ficamos agradavelmente surpresos, de fato, ao encontrar algumas empresas nesse ramo que estão se fortalecendo há mais de duas décadas.

Em termos de negócios, sabemos que nossos leitores representam uma ampla faixa de tamanhos, formas e culturas. Por isso, fizemos o possível para encontrar uma mistura de produtos que funcionam para pequenas empresas preocupadas com dinheiro (três delas são gratuitas, de fato, para organizações com três pessoas ou menos). Para organizações um pouco maiores, tentamos destacar planos comerciais com preços razoáveis, se você puder respeitar seus limites, como o número de participantes da reunião e a duração de cada reunião.

Outros oferecem opções sofisticadas, ideais para grandes empresas que desejam controle sobre transmissões ao vivo e sessões de treinamento envolvendo grandes públicos. O maior diferencial aqui é o número de pessoas que você pode ter na platéia. Isso faz sentido para organizações que fazem webcasts e apresentações para um grande número de funcionários, clientes ou membros em todo o mundo. É nesses planos que é muito mais provável que você encontre suporte para recursos avançados, como opções de gravação completas e a capacidade de gerar um PDF a partir do deck de slides que alimentou sua sessão online.

Se tudo o que você quer é a capacidade de conversar cara a cara, com um pouco de compartilhamento de tela e quadro branco, você tem muitas opções. Se você quiser disponibilizar essas sessões para reprodução on-line, precisará examinar atentamente as opções de armazenamento de arquivos em nuvem associadas a cada plano.

Como você verá nesta lista, talvez você já tenha acesso a ferramentas eficazes devido às assinaturas pelas quais já está pagando. Incluímos quatro nomes populares desse grupo: Microsoft Office 365, GSuite do Google, Office na nuvem da Intermedia e Slack. As lojas padronizadas em um desses planos podem achar que os recursos de conferência e comunicação incluídos são bons o suficiente para manter sua empresa conectada.

Por fim, consideramos os tipos de recursos que reduzem o atrito no uso desse tipo de produto. Essa lista inclui a integração com outros softwares que você usa atualmente, como conectar perfeitamente uma reunião on-line ao calendário e ao diretório da organização. Além disso, existem recursos fáceis de usar, incluindo a capacidade de conectar-se a partir de um navegador, em vez de ser forçado a baixar um aplicativo ou plug-in cliente, e a capacidade de convidar participantes externos para reuniões.

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