Dicas

Como conduzir uma sessão de treinamento eficaz

Todo o planejamento foi feito. Toda a preparação é cuidada. Você conhece suas necessidades de treinamento, estabeleceu metas, o gerenciamento está atrasado, você promoveu seu cronograma de treinamento e preparou materiais, espaço e pessoas. Finalmente chegou a hora: o dia do treinamento está aqui.

Aqui estão algumas dicas e técnicas específicas para ajudá-lo a realizar uma sessão de treinamento eficaz que atinja seus objetivos de maneira agradável e envolvente para todos os envolvidos.

Aqui estão 12 técnicas comprovadas para conduzir uma sessão de treinamento bem-sucedida:

    1. Diga aos estagiários o que você irá cobrir. Apresente sua sessão com uma breve visão geral dos principais pontos da disciplina de treinamento.
    2. Diga a eles a informação. Na parte principal da sessão, explique os principais pontos, analise as políticas, demonstre procedimentos e relate quaisquer outras informações que os estagiários precisem conhecer.
    3. Diga a eles o que você disse. Conclua com um resumo da sua visão geral de abertura. Use a repetição para ajudar os trainees a entender e reter informações.
    4. Sempre explique o que os estagiários verão antes de mostrar uma parte de multimídia. Essa prática cria um melhor ambiente de aprendizado, orientando os trainees a saber o que procurar e o que lembrar. Explicar o objetivo da multimídia garante uma recepção eficaz de suas informações.
    5. Use o máximo de treinamento prático possível. O treinamento mais eficaz usa todos os sentidos para afetar o aprendizado. Demonstrar e aplicar pontos de ensino para criar uma maior compreensão e conhecimento do assunto.
    6. Teste frequentemente. Os testes são mais eficazes quando os alunos sabem que serão interrogados, porque prestarão muita atenção ao material. O teste é uma maneira objetiva de determinar se o treinamento alcançou seus objetivos.
    7. Envolver estagiários. Por exemplo, peça aos participantes que compartilhem suas experiências com o tópico de treinamento. Muitos estagiários são funcionários experientes, com informações valiosas para contribuir.Todos os estagiários tiram mais proveito das sessões ouvindo sobre as experiências de seus colegas de trabalho com o assunto – e não apenas os pontos de aula do instrutor. Ouvir vozes diferentes também mantém as sessões variadas e interessantes. Estruture o tempo de interação em todas as suas sessões.
    8. Repita as perguntas antes de respondê-las. Essa prática garante que todos os participantes saibam qual é a pergunta, para que possam entender a resposta.
    9. Analise a sessão à medida que avança. Sempre fique atento ao que funciona melhor. Ao descobrir uma nova técnica ou método que clica com o grupo, observe-o nos materiais de treinamento para que ele possa ser incorporado ao esquema de treinamento a ser usado em sessões futuras.
    10. Mantenha sua sessão nos trilhos. Comece na hora e termine na hora. Não segure a classe à espera de quem chega atrasado. Execute a aula de acordo com o cronograma e não fique muito longe do curso. A abertura da discussão entre os participantes pode levar a algumas tangentes pertinentes, mas não deixe que questões secundárias assumam o controle. Pergunte se há interesse suficiente para iniciar uma sessão separada sobre esse tópico, mas leve essa classe de volta ao plano de aula.
    11. Coloque-se no lugar deles – ou nos assentos. Faça intervalos frequentes, especialmente para sessões de meio dia ou dia inteiro.
    12. Solicite feedback sobre a sessão de treinamento. As críticas funcionam melhor quando são escritas e anônimas, a menos que um estagiário se voluntarie para discutir pessoalmente seus pensamentos. A contribuição do estagiário é vital para tornar a próxima sessão – e o programa geral de treinamento – mais
      eficaz.

Essas 12 etapas são a base básica para uma sólida sessão de treinamento que é executada com eficiência e transmite as informações necessárias para o cumprimento dos objetivos da sessão. Eles também incorporam maneiras de começar a melhorar o treinamento em tempo real. Em outras palavras, você não pode errar seguindo estas etapas em todas as sessões de treinamento executadas.

É possível, no entanto, ser um pouco mais criativo – e memorável – usando algumas das seguintes técnicas inovadoras.

Tornar o treinamento memorável

Aqui estão alguns métodos de treinamento mais flexíveis que não são necessariamente essenciais para a transmissão de informações, mas que podem tornar o recebimento de dados ou instruções uma experiência muito mais agradável, o que manterá os participantes envolvidos e os ajudará a reter mais informações.

  • Torne o aprendizado divertido. Por quê? Os estagiários não ficarão entusiasmados se as sessões de treinamento forem secas e sem graça. Poucos funcionários respondem ou se lembram de conceitos ou teorias complicados; eles querem aprender informações práticas sobre o que podem fazer para obter melhores resultados hoje. Se eles não acham a mensagem divertida, não a retêm. Como a variedade é o tempero da vida, use vários métodos de treinamento diferentes para envolver os formandos de várias maneiras. Também trabalhe para alternar o ritmo de cada sessão para manter o nível de interesse dos trainees alto.
  • Use humor. O humor ajuda a manter o entusiasmo nos níveis mais altos. Os treinadores podem fazer uma observação mais eficaz usando humor do que afogando os trainees em estatísticas ou teorias. Evite contar piadas, no entanto, porque o humor é tão subjetivo que alguém na sua platéia pode ficar ofendido e perder o controle do treinamento pelo resto da sessão. O humor pessoal e autodepreciativo é o caminho mais seguro a seguir.
  • Use embalagens atraentes. Use materiais bem embalados e que comuniquem valor. A embalagem profissional é uma ferramenta poderosa para definir uma boa primeira impressão.
  • Incentive a participação. Torne a sessão animada, envolvendo os participantes no processo de aprendizagem.De fato, tente gastar cerca de 80% do tempo de treinamento em participação em grupo. Incentive todos na sessão de treinamento a falarem de maneira franca e franca, porque o aprendizado ocorre mais rapidamente quando há sentimentos envolvidos.
  • Crie auto-estima. É compreensível que os funcionários saibam o que há para eles. Eles sabem que a maioria dos programas de treinamento é projetada para ganhar dinheiro para a empresa, mas raramente o treinamento eleva o ânimo dos funcionários ou os ajuda a melhorar em suas próprias vidas. Crie um ambiente em que todos saiam ganhando, usando o programa de treinamento para criar a auto-estima e a auto-estima dos participantes.

Lista de verificação do dia de treinamento

Aqui está uma lista de verificação de última hora para garantir que tudo esteja pronto para a sua sessão de treinamento:

□ Vista-se adequadamente. Use sua análise de audiência para descobrir o que vestir. Em geral, combine sua maneira de se vestir com a de seus alunos – ou seja um pouco mais profissional.

□ Chegue cedo. Reserve um tempo para verificar os arranjos de última hora e prepare-se mentalmente para a sessão.

□ Verifique a disposição dos assentos. Certifique-se de que a configuração seja ideal para o estilo de treinamento que você deseja usar e tenha algumas cadeiras extras para os alunos de última hora.

□ Verifique a temperatura ambiente. Ajuste-o adequadamente para o número de pessoas que estarão na sala e o tamanho do espaço que todos estarão ocupando.

□ Verifique o hardware audiovisual. Realize uma última execução para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.

□ Verifique as tomadas elétricas. Verifique se todas as suas conexões estão seguras. Não arraste os cabos pelas passagens ou sobrecarregue as tiras de proteção contra sobretensão.

□ Verifique os interruptores de luz. Saiba quais interruptores funcionam com quais luzes, para que você possa obter a iluminação ideal para materiais audiovisuais e anotações.

□ Verifique o equipamento que escurece as janelas. Verifique se as persianas ou persianas estão funcionando corretamente.

□ Verifique os arranjos. Verifique se você tem tudo o que precisa, incluindo o espaço de treinamento o tempo todo que precisar.

□ Disponha os materiais da sala de aula. Se você estiver demonstrando ferramentas ou equipamentos, verifique se tem tudo o que precisa.

□ Disponha os materiais do curso. Decida se deve colocar folhetos em uma mesa para que os estagiários apareçam no caminho ou os deitem em todos os lugares.

Todas essas são técnicas eficazes para executar uma sessão bem-sucedida, mas que tipo de pessoa é necessária para fazer o treinamento? Os melhores treinadores têm várias qualidades que os tornam bons no que fazem.Verifique a lista abaixo para ver quais qualidades você já possui e para determinar quais áreas você poderia melhorar.

Qualidades de formadores eficazes

Embora algumas dessas qualidades sejam obviamente necessárias para qualquer pessoa em uma posição de professor, outras podem não parecer tão necessárias, como ser paciente ou ter a mente aberta. Todos esses atributos, no entanto, contribuem para formar instrutores de primeira linha. Todos os melhores treinadores são:

  • Bons comunicadores. Eles falam bem, expressam seus pensamentos com clareza e têm um estilo de apresentação atraente.
  • Bem informado. Eles conhecem o assunto de maneira fria. Eles entendem todos os conceitos e conhecem todos os detalhes. Eles podem responder perguntas minuciosamente e em um nível que os estagiários entendam. Se eles nunca puderem responder a uma pergunta, eles sabem exatamente onde obter essa resposta e prometem fazê-lo o mais rápido possível.
  • Com experiência. Eles sabem do que estão falando. Eles estão no campo fazendo o que ensinam no treinamento.
  • Bom com pessoas. Seus estilos de personalidade podem variar, mas eles gostam de trabalhar com pessoas. Eles podem envolver grupos de pessoas e trabalhar com eles para atingir as metas de treinamento.
  • Interessado em aprender. Eles reconhecem o valor do aprendizado em suas próprias vidas e querem ajudar os outros a aprender. Eles encontram satisfação em compartilhar com outras pessoas as habilidades e conhecimentos que adquiriram através de muito trabalho e persistência.
  • Paciente. Eles entendem que as pessoas aprendem de maneiras diferentes e em ritmos diferentes. Eles reservam um tempo para garantir que cada aluno entenda o que está acontecendo e sai das sessões de treinamento com as habilidades e conhecimentos que adquiriu.
  • Mente aberta. Eles respeitam os pontos de vista de outras pessoas e sabem que muitas vezes existem muitas maneiras de alcançar os mesmos objetivos. Eles não assumem que sabem tudo, mas estão dispostos a ouvir e aprender com os estagiários.
  • Criativo. Eles trazem engenhosidade e curiosidade natural à tarefa de treinar. Eles criam um ambiente em suas sessões de treinamento que incentiva o aprendizado e inspira os alunos a ir além do que eles já sabem para explorar novas idéias e métodos.
  • Bem preparado. Eles conhecem seu material, seus objetivos e seu plano de apresentação. Eles verificaram se qualquer equipamento que eles esperam usar no treinamento está no local e operacional. Eles garantiram que todos os suprimentos e materiais de apoio estejam disponíveis nas quantidades certas.
  • Flexível. Eles podem ajustar seu plano de treinamento para acomodar seu público e ainda atender a todos os objetivos de treinamento.
  • Bem organizado. Bons treinadores podem lidar com várias tarefas ao mesmo tempo. Eles sabem como gerenciar seu tempo e seu trabalho.

Sala de aula ou treinamento ministrado por instrutor

Este ainda é o método de treinamento mais popular devido à sua interação e flexibilidade pessoal. Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo a aprendizagem em sala de aula:

  • Esboçar notas de aula; não os leia.
  • Crie cada parte da palestra para reforçar um objetivo de treinamento.
  • Sempre use recursos visuais, como despesas gerais, flip charts ou slides.
  • Incentive os participantes a participarem, dando-lhes guias e folhetos para anotações a serem seguidos durante a palestra.
  • Divida a apresentação preparada, convidando os participantes e contando histórias para ilustrar os pontos.
  • Sempre que possível, combine palestras com outros métodos da sala de aula, como oficinas ou dramatizações, para reforçar e ilustrar os pontos apresentados na palestra.

Como usar folhetos

Folhetos bem projetados cumprem muitas funções úteis em uma sessão de treinamento – mas apenas se forem bem pensados ​​e usados ​​adequadamente. Veja como criar folhetos úteis e fazer o uso mais eficaz deles durante o treinamento:

  • Faça com que seus folhetos pareçam profissionais usando papel de qualidade e uma boa impressora ou copiadora de alta qualidade. Se você tiver o orçamento, use folhetos coloridos.
  • Deixe bastante espaço em branco nas apostilas, mantendo as informações simples, objetivas e organizadas. Dê aos participantes espaço para fazer anotações.
  • Use letras grandes que sejam fáceis de ler. Não misture tipos de letra.
  • Use marcadores e bordas para organizar as informações e facilitar o acompanhamento dos pontos.
  • Use títulos para questões e títulos importantes.
  • Use gráficos sempre que possível para ilustrar pontos importantes.
  • Use papéis coloridos diferentes para folhetos sobre diferentes tópicos.
  • Numere folhetos para facilitar a consulta ao examiná-los com os participantes.
  • Aguarde até o final da sessão distribuir folhetos que você não discutirá em sala de aula para evitar que os participantes se distraiam durante a sessão.
  • Lembre-se: Os folhetos complementam uma apresentação, eles não são a própria apresentação.

Perfect PowerPoint®

As apresentações em PowerPoint são uma das ferramentas de treinamento mais populares e poderosas em uso atualmente. Como em qualquer ferramenta, existe uma maneira certa e errada de usá-la – e a eficácia da ferramenta é diretamente proporcional à maneira como é usada. Veja como obter o uso mais eficaz das apresentações do PowerPoint:

  • Descreva os principais pontos e a mensagem da sua apresentação antes de criar um único slide. A história vem primeiro e depois desliza.
  • Mantenha os slides simples. Use apenas três a cinco marcadores e um ou dois gráficos por slide.
  • Mantenha a animação no mínimo. Não use apenas porque está lá. O software permite fazer texto e imagens se moverem, piscarem, desaparecerem, etc., mas a maior parte desse movimento é apenas uma distração e, na verdade, dificulta a retenção do público dos pontos que você está tentando fazer. Os estagiários podem prestar mais atenção às cores bonitas ou aos efeitos impressionantes quando as palavras chegam, do que às informações que elas contêm.
  • Limite o número de slides entre 20 e 30. Geralmente, é uma quantidade confortável de informações a serem fornecidas em uma apresentação de uma hora. Menos slides podem não cobrir um tópico adequadamente e mais slides podem causar sobrecarga de informações nos estagiários.
  • Execute a apresentação concluída algumas vezes no seu próprio computador para corrigir quaisquer falhas. Execute-o algumas vezes no computador que você usará em sala de aula para garantir que funcione sem problemas nessa máquina.
  • Ao executar sua apresentação na sala de treinamento, descubra o melhor lugar para se posicionar. Escolha um local que ofereça acesso fácil aos slides avançados, bem como a disponibilidade para os membros da audiência, para que você possa ver se eles querem que sua atenção faça perguntas ou comente os pontos de um slide.
    Ao ensaiar sua apresentação, experimente a iluminação da sala para garantir que os slides sejam facilmente visíveis e que haja luz suficiente para os alunos fazerem anotações.
  • Comece cada sessão dando uma breve visão geral do tópico e / ou perguntando aos participantes o que eles esperam aprender antes de entrar na apresentação dos slides. Isso estabelece uma conexão entre você e o público em que você pode criar uma atmosfera de
    interatividade antes de diminuir as luzes, o que pode impedir que os membros se expressem se você não tiver preparado o cenário para que eles se sintam livres para fazê-lo.

Armadilhas do treinamento

Em um mundo ideal, o treinamento sempre será bem sucedido. Existem maneiras pelas quais o treinamento pode dar errado, no entanto, é avisado antecipadamente. De acordo com um workshop de planejamento estratégico de 2001 sobre capital humano patrocinado pelo Programa de Educação e Treinamento para Trabalhadores do Instituto Nacional de Ciências da Saúde Ambiental (NIEHS) (WETP), existem vários problemas possíveis que podem levar ao esgotamento dos instrutores e / ou a programa de treinamento bem-sucedido. Aqui está o que pode dar errado, juntamente com maneiras de fazer o certo:

Como os treinadores desenvolvem o Burnout

  • Eles entram em uma rotina sempre treinando o mesmo tópico.
  • Eles entram em uma rotina sempre usando os mesmos métodos de treinamento.
  • Eles ficam desencorajados devido à falta de apoio da gerência.
  • Suas mãos estão atadas a um orçamento inadequado.
  • Eles não recebem instruções contínuas de treinamento de instrutores.
  • Eles não recebem materiais ou instruções adequadas para o treinamento em barreiras linguísticas ou diferenças culturais.
  • Eles não entram em campo o suficiente para personalizar seu treinamento além do aprendizado de livros.

Como manter os treinadores atualizados

  • Gire os treinadores para diferentes tópicos.
  • Incentive o uso de vários métodos de treinamento.
  • Promova seu programa para a gerência e obtenha apoio verbal e público; peça à gerência que incentive pessoalmente os treinadores.
  • Apresente um orçamento realista e ambicioso que ofereça todas as suas necessidades de treinamento.
  • Incentivar e fornecer treinamento contínuo e desenvolvimento de carreira para os treinadores.
  • Avalie seu público de treinamento com antecedência e forneça aos treinadores materiais apropriados ao idioma e informações interculturais.
  • Organize para que os treinadores visitem as operações nas quais treinam regularmente para manter-se atualizado sobre novos métodos.

Por que os programas de treinamento falham

  • Não foram estabelecidas metas de treinamento.
  • As metas de treinamento não estão alinhadas com as da empresa.
  • Nenhuma medida de responsabilidade é configurada para instrutores ou estagiários.
  • O treinamento é considerado um evento único e não uma necessidade contínua.
  • Pouco ou nenhum apoio é dado pela alta gerência.

Como fazer seu programa de treinamento ter sucesso

  • Estabeleça metas de treinamento específicas com um comitê que inclua a alta gerência.
  • Alinhe as metas de treinamento diretamente com as estratégicas e financeiras da empresa.
  • Estabelecer um sistema de prestação de contas para medir a eficácia de treinadores e estagiários; determine se os treinadores comunicam informações com sucesso e se os treinadores aplicam com sucesso o que aprenderam para melhorar o desempenho no trabalho.
  • Crie um cronograma de treinamento que inclua treinamento contínuo, como iniciante, intermediário e avançado, além de treinamento de atualização. Incorpore este calendário ao calendário de feriados e outros eventos da empresa.
  • Sempre tenha um representante da alta gerência em seu comitê de treinamento para garantir que o treinamento seja parte integrante dos planos atuais e futuros de sucesso da sua empresa.

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